Cara Menentukan Persentase Inventory Accuracy dalam KPI Warehouse -

Salah satu indikator kunci kinerja (Key Performance Indicator/KPI) dalam manajemen pergudangan adalah Inventory Accuracy atau akurasi persediaan. Inventory accuracy mengukur seberapa akurat data stok yang tercatat dalam sistem dibandingkan dengan stok fisik yang sebenarnya tersedia di gudang. Tingkat akurasi yang tinggi menunjukkan kontrol yang baik atas persediaan, sementara akurasi yang rendah mengindikasikan adanya potensi masalah dalam proses penerimaan, penyimpanan, pencatatan, atau pengeluaran barang.

Artikel ini akan membahas secara rinci mengenai pengertian inventory accuracy, manfaatnya, cara menghitungnya, serta bagaimana menentukan target KPI yang tepat.

Pengertian Inventory Accuracy

Inventory accuracy adalah perbandingan antara data stok di sistem (misalnya sistem ERP atau WMS) dengan jumlah aktual barang yang ada secara fisik di gudang. Ketidaksesuaian antara keduanya bisa disebabkan oleh kesalahan pencatatan, kerusakan barang, kehilangan, atau proses operasional yang tidak sesuai prosedur.

Contoh sederhana: Jika sistem menyatakan bahwa ada 100 unit produk A, tetapi saat dilakukan pengecekan fisik hanya ditemukan 95 unit, maka terdapat selisih 5 unit. Selisih ini akan memengaruhi nilai inventory accuracy.

Mengapa Inventory Accuracy Penting?

Menjaga inventory accuracy sangat penting karena:

Menghindari Stok Mati dan Kekurangan Stok
Ketidakakuratan data stok bisa menyebabkan overstock (stok berlebih) atau stock-out (stok habis) karena perencanaan tidak didasarkan pada data yang benar.
Mendukung Perencanaan Produksi dan Distribusi
Perusahaan mengandalkan data inventory untuk merencanakan pengadaan bahan baku atau pengiriman ke pelanggan.
Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
Pemenuhan pesanan yang akurat dan tepat waktu menciptakan kepuasan pelanggan.
Efisiensi Biaya
Mengurangi kebutuhan akan stok pengaman (safety stock) yang tinggi akibat ketidakpastian data.
Memperkuat Audit dan Kepatuhan
Data yang akurat memudahkan proses audit internal maupun eksternal.

Cara Menghitung Persentase Inventory Accuracy

Rumus Inventory Accuracy

Ada beberapa metode untuk menghitung inventory accuracy, namun rumus yang paling umum digunakan adalah:

Inventory Accuracy (%) = [(Jumlah Item yang Sesuai antara Sistem dan Fisik) / (Jumlah Total Item yang Dicek)] x 100%

Contoh Perhitungan:

Jika dilakukan pengecekan terhadap 500 item dan ditemukan bahwa 475 item memiliki jumlah yang sesuai antara data sistem dan stok fisik:

Inventory Accuracy = (475 / 500) x 100% = 95%

Artinya, 95% item memiliki data yang sesuai, dan 5% tidak akurat.

Alternatif Perhitungan: Berdasarkan Unit

Jika perusahaan lebih fokus pada unit barang, bukan jenis item, maka rumusnya dapat disesuaikan:

Inventory Accuracy (%) = [(Total Unit yang Sesuai) / (Total Unit yang Dicek)] x 100%

Perhitungan ini berguna untuk perusahaan dengan SKU tinggi dan kuantitas besar per item.

Menentukan KPI Inventory Accuracy

1. Analisis Awal (Baseline Accuracy)

Langkah pertama adalah melakukan cycle counting atau stock opname untuk mendapatkan baseline. Ini akan menunjukkan tingkat akurasi awal sebelum perbaikan sistem.

Contoh: Setelah pengecekan awal, diketahui inventory accuracy sebesar 89%. Ini akan menjadi titik awal untuk menetapkan target KPI.

2. Menentukan Target KPI

Target KPI inventory accuracy ditentukan berdasarkan beberapa faktor:

Industri dan Karakteristik Barang
Untuk barang dengan nilai tinggi dan sensitif (misalnya farmasi), target bisa 99% ke atas. Untuk barang bernilai rendah dengan SKU banyak, target bisa 95–97%.
Kapasitas Operasional
Jika perusahaan memiliki sistem WMS dan SDM yang mumpuni, target bisa ditingkatkan secara progresif.
Data Historis
Gunakan data accuracy sebelumnya untuk menentukan target peningkatan.

Contoh Target:

3. Tentukan Frekuensi Pengukuran

Inventory accuracy tidak hanya diukur saat stock opname tahunan. Sebaiknya dilakukan lebih sering melalui cycle counting, yaitu pengecekan sebagian stok secara berkala (harian, mingguan, atau bulanan).

Frekuensi pengecekan bisa didasarkan pada klasifikasi ABC:

A (Barang Bernilai Tinggi): Cek mingguan
B: Cek bulanan
C (Barang Bernilai Rendah): Cek per kuartal

4. Gunakan Form Cycle Count dan Laporan Evaluasi

Buat form untuk pencatatan hasil cycle count, misalnya:

Setelah pengecekan, laporkan hasilnya dan lakukan root cause analysis pada item yang tidak sesuai.

Penyebab Ketidaksesuaian dan Solusinya

Best Practice untuk Meningkatkan Inventory Accuracy

Gunakan Sistem Barcode atau RFID
Untuk meminimalisir human error.
Implementasi WMS (Warehouse Management System)
Mempermudah kontrol stok secara real-time.
Pelatihan SDM Gudang
Edukasi pentingnya akurasi data dan SOP kerja.
Cycle Counting Rutin
Mencegah akumulasi kesalahan dalam jangka panjang.
Evaluasi dan Feedback
Lakukan review bulanan dan evaluasi hasil KPI.

Inventory accuracy adalah KPI penting yang mencerminkan efektivitas manajemen gudang. Untuk menghitungnya, perusahaan bisa menggunakan metode per item atau per unit, tergantung pada karakteristik bisnis. Menentukan target KPI harus mempertimbangkan baseline accuracy, jenis industri, kemampuan SDM, dan sistem yang dimiliki.

Dengan menetapkan target KPI inventory accuracy secara realistis dan berkelanjutan, serta melakukan pengecekan berkala melalui cycle count, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, menurunkan biaya akibat kesalahan stok, dan meningkatkan kepercayaan pelanggan.

Jika Anda sedang mengelola gudang atau supply chain, sebaiknya mulai dengan evaluasi akurasi persediaan hari ini juga. Jangan menunggu sampai terjadi kekacauan stok yang berdampak pada penjualan dan kepuasan pelanggan.