Peran Warehouse Dalam Mengelola Stok

peran warehouse yang utama adalah melakukan pengelolaan stok, meliputi penyimpanan hingga distribusi. Di artikel ini, saya akan membahas mengenai hubungan stok dengan warehouse.

Mengapa Penyimpanan Stok diperlukan?

Beberapa tahun yang lalu, saya pernah mendengar konsep yang dinamakan dengan zero inventory^[1]en.wikipedia.org. Ini berkaitan agar stok dapat disimpan dengan jumlah seminimal mungkin, bahkan jika bisa tidak perlu ada stok yang disimpan. Konsep zero inventory ini disampaikan dalam konsep Just-In-Time yang dikembangkan oleh Toyota dalam metode yang dikenal Toyota Production System (TPS).

Namun untuk mencapai hal ini memerlukan sebuah effort yang luar biasa. Salah satu sebabnya adalah karena market yang tidak dapat diprediksi. Oleh sebab itulah, dalam setiap tahapan proses supply chain diperlukan penyimpanan stok. di artikel sebelumnya, kita bisa melihat bahwa hampir di setiap proses supply chain terdapat warehouse.

Beberapa penyebab mengapa diperlukan sebuah stok yang tersimpan di warehouse antara lain dari peningkatan permintaan dari konsumen ditambah lagi dengan variasi SKU dari suatu produk.

Richard Gweyne memaparkan beberapa alasan mengapa penyimpanan stok tetap diperlukan^[2]Richard, Gweyne. (2018). Warehouse Management. A Complete Guide to Improving Efficiency and Minimizing Costs in the Modern Warehouse (3rd Edition) . Berikut alasannya:

1. Pola Permintaan Yang Tidak Menentu

Salah satu alasan mengapa stok diperlukan untuk disimpan antara lain karena permintaan yang tidak menentu. Gweyne mencontohkan seperti pemasok es krim, lotion untuk berjemur yang permintaannya sangat tergantung dengan cuaca. Contoh lainnya adalah pada penjualan yang fluktuatif pada masa-masa tertentu, misalnya pada peluncuran produk baru ataupun seperti misalnya pada perhelatan olahraga tingkat dunia seperti piala dunia sepakbola.

2. Biaya Transportasi Lebih Murah Jika Dengan Volume Besar

Alasan lainnya untuk menyimpan stok dalam jumlah tertentu adalah karena pertimbangan untuk mendapatkan biaya transportasi yang lebih murah jika melakukan pengiriman dengan volume besar. Tentu sebelumnya sudah diperbandingkan antara biaya penyimpanan barang misal kaitannya dengan biaya sewa dan bisa pengelolaan stok tersebut dengan biaya transportasinya. Selain itu, tentu ada keyakinan bahwa stok yang disimpan tersebut memang sesuai dengan perkiraan kebutuhan.

3. Biaya Pembelian Yang Lebih Murah Jika Dalam Jumlah Besar

Bagian pengadaan/purchasing sering mendapatkan kesempatan untuk bisa mendapatkan harga terbaik, namun harus melakukan pembelian dalam jumlah tertentu yang terkadang jauh lebih banyak dari kebutuhan yang diinginkan. Maka dengan pertimbangan harga yang lebih murah kemudian diperbandingkan dengan kebutuhan jangka panjang berdasarkan proyeksi produksi yang ingin dicapai dan dibandingkan juga dengan biaya pengelolaan stok di warehouse, maka pilihan untuk menyimpan stok lebih banyak bisa dipilih.

4. Peran Warehouse Untuk Mengelola Stok Dalam Menghadapi Fluktuasi Harga Bahan Baku dan Barang Jadi

Beberapa produk ada yang mengalami fluktuasi harga tertentu dengan berbagai penyebab. Misalnya saja perubahan harga karena pengaruh kondisi cuaca. Oleh sebab itu, banyak perusahaan yang membeli dalam jumlah yang signifikan saat mendapat harga yang terbaik atau dalam kondisi cuaca yang baik.

5. Peran Warehouse Dalam Pengelolaan Stok Sebagai Pertimbangan Jarak Antara Tempat Produksi Dengan Konsumen Akhir

Alasan lainnya mengapa stok disimpan adalah karena adanya pertimbangan jarak antara tempat produksi dengan konsumen akhir. Alih-alih menunggu pengiriman yang lebih lama dari pusat produksi, biasanya perusahaan akan menyimpan stok yang siap untuk dikirimkan ke konsumen akhir mereka.

6. Peran Warehouse Dalam Mengelola Stok Sebagai Cadangan Jika Terjadi Penghentian Produksi

Ada beberapa perusahaan yang yang melakukan penghentian operasional, misalnya karena liburan, perawatan mesin ataupun sedang melakukan stock count. Akibatnya, pada mata rantai selanjutnya seperti pengecer perlu untuk menyimpan stok sebelum dilakukannya penghentian operasional produksi, agar ada kepastian stok tersedia bagi pelanggan mereka.

Di sisi lain, produsen akan menyimpan stok untuk memastikan proses produksi tidak terhenti jika pemasok menghentikan pasokannya.

7. Peran Warehouse Dalam Mengelola Stok Untuk Memastikan Peningkatan Kemampuan Produksi Pada Saat Masa Produksi Berjalan

Pada proses produksi yang sedang berjalan, sering terjadi pergantian ataupun penyesuaian pada alur produksi misalnya untuk mengakomodasi perubahan model, warna, fitur desain dan lainnya. Semakin lama jangka waktu produksi, maka akan semakin rendah biaya produk per unitnya. Maka ada alasan tertentu untuk memilih jangka waktu produksi yang lebih panjang dengan konsekuensi dibutuhkan tempat penyimpanan untuk bahan baku.

8. Untuk Mengelola Produk Musiman

Pada produk makanan dan minuman tertentu, ada yang diproduksi pada waktu tertentu. Oleh sebab itu diperlukan penyimpanan sampai produk tersebut dapat dipasarkan kembali.

9. High Season

Beberapa produk mengalami permintaan yang meningkat pada masa tertentu. Seperti misalnya kebutuhan telur, daging ayam dan sapi yang cenderung meningkat pada masa bulan ramadhan. Untuk menghadapi masa ini, diperlukan stok yang lebih, agar dapat memenuhi permintaan.

10. Penyimpanan Suku Cadang

Untuk memastikan lini produksi tidak terganggu, produsen perlu menyimpan stok suku cadang untuk berjaga-jaga jika ada barang yang rusak. Stok suku cadang diperhitungkan berdasarkan protensi kerusakan yang terjadi dan konsekuensi yang menyertainya.

11. Penyimpanan Stok Untuk Barang Work-In-Progress (WIP)

Banyak perusahaan yang ikut membangun produk untuk mengantisipasi pesanan serta kebutuhan pasar. Oleh sebab itu, ada proses yang dilakukan misalnya melakukan penyesuaian jenis kemasan pada produk. Misalnya untuk produk permen coklat yang sama, tetapi untuk memperingati hari valentine, produsen memutuskan untuk mengubah kemasannya sesuai dengan tema hari valentine.

12. Penyimpanan Stok Untuk Barang Yang Nilainya Semakin Meningkat

Beberapa produk dapat meningkat nilainya ketika semakin lama disimpan. Misalnya saja produk wine, cerutu, batu mulia, dan barang antik.

13. Penyimpanan Dokumen

Badan usaha dan lembaga pemerintah wajib untuk menyimpan dokumen selama periode waktu tertentu. Maka diperlukan tempat penyimpanan untuk dokumen-dokumen ini.

14. Penyimpanan Produk Yang Memerlukan Proses Pematangan

Beberapa produk memerlukan penyimpanan jangka panjang untuk meningkatkan kualitas atau kematangan produk. Contohnya adalah pada produk daging dan keju.

15. Peran Warehouse Untuk Menyimpan Stok Barang Konsinyasi

Beberapa produsen memanfaatkan peran warehouse pelanggan mereka untuk menyimpan barang atau disebut dengan stok konsinyasi. Pelanggan hanya membayar stook setelah digunakan atau dikonsumsi. Tujuannya adalah agar barang yang dibutuhkan oleh pelanggan tersedia tepat waktu. Selain itu juga meningkatkan fleksibilitas dan arus kas yang baik di sisi pelanggan.

Hal Yang Harus Diperhatikan Ketika Menyimpan Stok

Pilihan menyimpan stok membawa konsekuensi, salah satunya adalah timbulnya biaya. Beberapa biaya yang timbul misalnya biaya penyimpanan, biaya penanganan. Selain itu juga bisa timbul biaya lainnya misalnya yang disebabkan karena keusangan, dan kerusakan. Namun bukan berarti kita hanya melihat dari sisi biaya yang ditimbulkan ketika menyimpan stok. Kita tetap harus memperhatikan dari sisi efisiensi dan efektifitasnya. Misalnya mendapat harga bahan baku yang lebih murah, bisa menyediakan barang tepat waktu ke pelanggan, ataupun dapat melewati masa-masa peningkatan produksi yang fluktuatif bahkan penghentian sementara bahan baku yang dipasok oleh pemasok. Demikian bahasan peran warehouse dalam melakukan pengelolaan stok, semoga dapat bermanfaat