15 Good Warehouse Practices (GWP) Yang Harus Diketahui

Good Warehouse Practices (GWP) adalah praktik pengelolaan sistem pergudangan dan distribusi yang baik. Ini dilakukan agar aktivitas yang dijalankan di gudang dapat berjalan secara efisien dan efektif. Berikut ini adalah daftar 15 praktik terbaik dalam pengelolaan pergudangan yang dapat anda jadikan acuan.

1. Otomatiskan Data Anda

Saat Anda harus melacak dan memindahkan sekaligus dalam jumlah yang besar, mau tidak mau Anda harus sering kali berurusan dengan kesalahan manusia. Ini hanya bertambah jika Anda meminta staf Anda memasukkan nomor secara manual ke dalam sistem. Pengumpulan data Anda harus diotomatiskan untuk menghilangkan kemungkinan kesalahan yang dapat mengurangi waktu Anda. Manfaatkan sistem seperti tag dan pemindai RFID sehingga Anda tidak perlu khawatir tentang seseorang yang salah memasukkan label ataupun nomor produk.

2. Buat Data Anda Terlihat

Jika hanya satu atau dua orang yang memiliki akses ke sistem Anda, itu berarti Anda berpotensi mengalami masalah jika mereka tidak memperhatikan. Buat sistem Anda jauh lebih mudah diakses sehingga staf, supervisor, dan manajer semuanya melihatnya dan dapat memastikan bahwa semuanya berjalan dengan lancar. Selain itu, ini mengurangi permasalahan pada komunikasi karena semua orang dapat melihat apa yang terjadi secara real time. 

# 3 Sinkronkan Data Anda

Meskipun pengumpulan data adalah bagian besar dari operasi Anda, jika Anda tidak dapat menganalisisnya dan menggunakannya untuk meramalkan dan melacak, maka itu tidak banyak membantu bisnis Anda. Hal terbaik untuk dilakukan adalah membuat sistem komprehensif yang menggabungkan informasi Anda dan menyediakan analisis real-time. Ini juga akan membantu Anda mengidentifikasi titik lemah dalam operasi Anda dan membantu Anda menyederhanakan prosesnya.

# 4 Lacak Inventaris Anda

Jika Anda tidak tahu di mana semua produk Anda pada waktu tertentu, itu berarti Anda harus mencarinya nanti. Ini adalah bagian lain dari memiliki sistem yang saling terhubung karena akan menunjukkan di mana inventaris Anda berada, kapan perlu dipindahkan, dan kapan itu dikirim.

# 5 Hindari Penundaan

Tidak peduli sesibuk apa pun, Anda tidak ingin menghindari mengikuti prosedur tertentu karena Anda akan mendapatkannya nanti. Luangkan waktu untuk menangani semua prosedur saat terjadi.

# 6 Buat Pengembalian Lebih Efisien

Karena proses pengembalian produk dan inventaris bisa jadi rumit, Anda ingin menerapkan sistem yang membuat semuanya jauh lebih efisien. Organisasi dan perencanaan akan membantu memastikan bahwa pengembalian yang terjadi tidak berdampak parah pada operasi harian Anda. Anda harus bisa menangani pengembalian tanpa menghambat tugas rutin Anda.

# 7 Gunakan Advanced Shipping Notifications (ASN)

Jika Anda tidak diberi tahu saat inventaris Anda sedang dalam perjalanan, melainkan mengandalkan jadwal pengiriman “reguler”, maka Anda sedang bersiap untuk kegagalan. Penundaan terjadi sepanjang waktu, jadi jika Anda tidak menyadarinya sebelumnya, maka Anda dibiarkan menunggu kedatangan yang mungkin sangat terlambat. ASN membantu Anda menyusun strategi operasi Anda sehingga ketika terjadi penundaan, Anda dapat merespons sesuai dan meminimalkan waktu henti.

# 8 Hilangkan Pemborosan

Ini berlaku untuk limbah fisik dan tenaga kerja. Jika Anda dapat merampingkan operasi tertentu dan mengurangi jumlah staf yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, lakukanlah. Jadikan operasi Anda seramping mungkin tanpa mengorbankan kualitas layanan.

# 9 Lakukan Analisis ABC

Metode ini akan memprioritaskan inventaris Anda berdasarkan apa yang paling berharga. Dengan cara ini Anda dapat memastikan untuk menggunakan waktu dan tenaga Anda secara efektif untuk meningkatkan keuntungan Anda. Tanpa analisis ini, Anda mungkin menghabiskan waktu dan tenaga yang sama untuk barang-barang yang nilainya tidak sama.

# 10 Gunakan On-going Cycle Count

Dalam beberapa kasus, lebih baik melacak inventaris Anda secara bergulir daripada memiliki sistem komprehensif yang perlu diperbarui secara berkala. Ini akan meminimalkan jumlah waktu yang  Anda habiskan untuk melacak dan mengumpulkan data dan dapat menjaga operasi Anda tetap tepat sasaran. 

# 11 Produk Slot Secara Efisien

Sebagian besar waktu pemetik dihabiskan dalam perjalanan, baik dengan berjalan ke tumpukan atau mengendarai forklift. Jika Anda dapat meminimalkan waktu tempuh itu, bahkan hanya beberapa menit, maka Anda dapat menghemat banyak waktu dan tenaga dalam jangka panjang. Lakukan dengan membuat tata letak tumpukan Anda lebih efisien dan mudah diakses. 

# 12 Memanfaatkan Cross-Docking

Proses ini terjadi ketika Anda mengeluarkan produk dari satu truk dan kemudian meletakkannya di truk lain. Ini akan menghemat banyak waktu karena Anda tidak perlu menyimpan inventaris di gudang. Gunakan prosedur ini sebanyak mungkin agar Anda dapat terus menjalankan operasi.

# 13 Menerapkan Tindakan Keamanan Yang Ketat

Jika terjadi kecelakaan di tempat kerja, dapat menyebabkan penundaan besar-besaran. Jadi, untuk mengurangi masalah apa pun, Anda ingin menjaga lingkungan kerja yang aman. Pastikan bahwa staf tidak mengambil jalan pintas atau mempraktikkan prosedur yang tidak aman. Meskipun untuk menghemat sedikit waktu, risikonya terlalu besar. 

# 14 Rencanakan ke Depan

Tidak perlu dikatakan lagi bahwa Anda harus menjaga gudang Anda terorganisir sebaik mungkin dan membuat rencana sejauh mungkin sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda selalu berada di jalur yang benar. Jika Anda tidak tetap teratur, maka hal-hal mudah mulai menjadi berantakan dan Anda akan mengalami penundaan dan kemunduran sebagai hasilnya. 

# 15 Latih dan Latih Kembali Staf Anda

Terakhir, pastikan bahwa semua anggota staf dilatih dengan benar tentang semua operasi, dan juga pastikan bahwa mereka melakukan tugas yang telah dilatihkan kepada mereka. Jauh lebih baik meluangkan waktu ekstra untuk mempercepat staf Anda sebelum mereka menyentuh lantai daripada meminta mereka belajar sambil bekerja.