Mengukur Performa Warehouse Melalui KPI Warehouse

Warehouse adalah salah satu aset penting bagi bisnis yang bergantung pada pengiriman barang dan persediaan stok. Kinerja warehouse yang efektif dan efisien sangat penting untuk mengoptimalkan efisiensi dan produktivitas bisnis. Oleh karena itu, perusahaan harus terus memantau performa warehouse mereka untuk memastikan bahwa mereka mencapai potensi penuh dalam hal efisiensi, keamanan dan kualitas. Dalam artikel ini, kita akan membahas bagaimana mengukur performa warehouse melalui KPI warehouse.

Performa apa saja yang diukur di warehouse

Berikut ini adalah beberapa performa yang diukur di warehouse:

Ketersediaan Barang
Ketersediaan barang adalah performa yang sangat penting di warehouse. Ketersediaan barang yang baik berarti semua barang yang dipesan oleh pelanggan tersedia dan siap dikirimkan. Untuk mengukur performa ketersediaan barang di warehouse, dapat digunakan indikator seperti tingkat persentase keberhasilan pengiriman, jumlah stok minimum dan maksimum, dan tingkat kelangkaan stok.
Waktu Pengiriman Barang
Waktu pengiriman barang adalah performa yang juga sangat penting di warehouse. Waktu pengiriman yang baik berarti barang bisa dikirim tepat waktu dan sesuai dengan permintaan pelanggan. Untuk mengukur performa waktu pengiriman barang di warehouse, dapat digunakan indikator seperti lead time, cycle time, dan on-time delivery.
Efisiensi Operasional
Efisiensi operasional adalah performa yang mengukur efisiensi penggunaan sumber daya di warehouse, seperti waktu, tenaga kerja, dan bahan baku. Efisiensi operasional yang baik berarti penggunaan sumber daya yang optimal dan efisien. Untuk mengukur performa efisiensi operasional di warehouse, dapat digunakan indikator seperti tingkat penggunaan tenaga kerja, tingkat penggunaan bahan baku, dan tingkat penggunaan waktu.
Kualitas Barang
Kualitas barang adalah performa yang mengukur kualitas barang yang diterima dan dikirim dari warehouse. Kualitas barang yang baik berarti barang yang diterima atau dikirim sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan. Untuk mengukur performa kualitas barang di warehouse, dapat digunakan indikator seperti tingkat kecacatan barang, tingkat keluhan pelanggan, dan tingkat kegagalan dalam proses pengiriman.
Biaya Operasional
Biaya operasional adalah performa yang mengukur biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan operasional di warehouse. Biaya operasional yang baik berarti biaya yang dikeluarkan optimal dan efisien. Untuk mengukur performa biaya operasional di warehouse, dapat digunakan indikator seperti tingkat pengeluaran operasional, tingkat pengeluaran bahan baku, dan tingkat pengeluaran tenaga kerja.
Tingkat Keselamatan dan Keamanan
Tingkat keselamatan dan keamanan adalah performa yang mengukur tingkat keselamatan dan keamanan barang di warehouse. Tingkat keselamatan dan keamanan yang baik berarti barang terjaga dan tidak terjadi kecelakaan dalam proses penyimpanan dan pengiriman. Untuk mengukur performa tingkat keselamatan dan keamanan di warehouse, dapat digunakan indikator seperti tingkat kecelakaan kerja, tingkat insiden keamanan, dan tingkat penggunaan perlengkapan keselamatan.

Cara Mengukur Performa Warehouse

Berikut adalah beberapa cara untuk mengukur performa warehouse:

Tingkat Ketersediaan Barang
Salah satu cara untuk mengukur performa warehouse adalah dengan melihat tingkat ketersediaan barang. Hal ini dapat diukur dengan membandingkan jumlah barang yang tersedia di warehouse dengan jumlah barang yang dipesan oleh pelanggan. Semakin tinggi tingkat ketersediaan barang, semakin baik performa warehouse.
Waktu Penyimpanan
Waktu penyimpanan juga dapat digunakan sebagai salah satu indikator performa warehouse. Semakin cepat barang dapat diproses dan disimpan di warehouse, semakin baik performa warehouse. Oleh karena itu, waktu yang dibutuhkan untuk menerima, memproses, dan menyimpan barang harus diukur dan dianalisis.
Pemanfaatan Ruang
Pemanfaatan ruang warehouse juga merupakan indikator penting dalam mengukur performa warehouse. Semakin tinggi pemanfaatan ruang, semakin efisien penggunaan ruang di warehouse. Hal ini dapat diukur dengan membandingkan jumlah ruang yang digunakan dengan jumlah ruang yang tersedia di warehouse.
Akurasi Inventaris
Akurasi inventaris juga menjadi faktor yang sangat penting dalam mengukur performa warehouse. Salah satu cara untuk mengukur akurasi inventaris adalah dengan membandingkan jumlah barang yang tercatat di sistem dengan jumlah barang yang sebenarnya tersedia di warehouse. Semakin akurat inventaris, semakin baik performa warehouse.
Waktu Pengiriman
Waktu pengiriman juga menjadi indikator penting dalam mengukur performa warehouse. Semakin cepat barang dapat dikirimkan ke pelanggan, semakin baik performa warehouse. Oleh karena itu, waktu yang dibutuhkan untuk memproses dan mengirimkan barang harus diukur dan dianalisis.

Dalam mengukur performa warehouse, perlu dilakukan secara teratur dan menyeluruh. Dengan melakukan evaluasi secara berkala, perusahaan dapat memperbaiki kelemahan yang ada dan meningkatkan kinerja warehouse secara keseluruhan. Hal ini akan memberikan manfaat besar bagi perusahaan dalam jangka panjang.

Mengukur Performa Warehouse Secara Terstruktur Dalam KPI

Warehouse atau gudang adalah bagian penting dalam sebuah bisnis yang bergerak di bidang logistik atau perdagangan. Karena itu, sangat penting untuk memastikan bahwa operasi warehouse berjalan dengan efisien dan efektif. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan membangun struktur performa warehouse yang jelas dan terukur dalam Key Performance Indicator (KPI).

Pertama-tama, langkah pertama dalam membangun struktur performa warehouse adalah dengan menentukan KPI yang akan digunakan untuk mengukur kinerja warehouse. Beberapa KPI yang umum digunakan untuk mengukur performa warehouse adalah:

Tingkat ketepatan (accuracy) pengiriman
Waktu pemenuhan (fulfillment) pesanan
Tingkat efisiensi penerimaan dan penyimpanan barang
Waktu putar (turnaround) barang
Tingkat produktivitas tenaga kerja

Setelah menentukan KPI, langkah selanjutnya adalah menentukan target performa untuk setiap KPI. Target ini harus realistis dan terukur, dan harus didasarkan pada sejarah kinerja warehouse sebelumnya serta proyeksi pertumbuhan bisnis ke depan.

Langkah berikutnya adalah mengidentifikasi proses bisnis dan prosedur operasional yang perlu diikuti untuk mencapai target performa yang ditetapkan. Proses ini harus terukur dan dapat dipantau dengan jelas agar dapat terus ditingkatkan seiring waktu.

Selanjutnya, pihak manajemen warehouse harus mengalokasikan sumber daya yang cukup untuk mencapai target performa. Ini termasuk sumber daya manusia, peralatan dan teknologi, serta anggaran.

Setelah struktur performa warehouse dibangun, langkah selanjutnya adalah melakukan pemantauan dan evaluasi secara teratur. Evaluasi ini harus mencakup analisis tren kinerja warehouse, pengukuran KPI, serta identifikasi masalah dan peluang untuk meningkatkan kinerja.

Dalam kesimpulannya, membangun struktur performa warehouse dalam KPI adalah kunci untuk memastikan bahwa warehouse beroperasi dengan efisien dan efektif. Hal ini juga dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan produktivitas, dan meminimalkan biaya operasional. Namun, struktur performa warehouse harus terus ditingkatkan dan disesuaikan dengan perubahan bisnis yang terjadi agar dapat terus memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

5 KPI Yang Sering Digunakan di Warehouse

Berikut ini adalah 5 rumus KPI warehouse yang sering digunakan untuk meningkatkan efisiensi operasi warehouse.

Tingkat ketepatan pengiriman / Order Fulfillment Accuracy
Sebagai bagian integral dari rantai pasokan (supply chain), warehouse memiliki peran penting dalam menjamin kelancaran proses pengiriman barang kepada pelanggan. Untuk memastikan bahwa warehouse bekerja secara optimal, perlu adanya pengukuran kinerja (KPI) yang sesuai. Salah satu KPI yang penting untuk diukur di warehouse adalah tingkat ketepatan (accuracy) pengiriman.

Tingkat ketepatan pengiriman dapat dihitung dengan menggunakan rumus sederhana:

Tingkat Ketepatan Pengiriman = (Jumlah Produk yang Dikirim / Jumlah Produk yang Dipesan) x 100%

Contoh penggunaan rumus ini adalah sebagai berikut:
Misalkan dalam satu bulan, Warehouse menerima pesanan untuk 1000 produk dan berhasil mengirimkan 950 produk dengan benar. Maka rumus KPI Warehouse untuk tingkat ketepatan (accuracy) pengiriman adalah sebagai berikut:
Tingkat Ketepatan (Accuracy) Pengiriman = (950 / 1000) x 100% = 95%
Dalam contoh ini, Warehouse memiliki tingkat ketepatan pengiriman sebesar 95%, yang berarti dari 1000 produk yang dipesan, sebanyak 950 produk berhasil dikirimkan dengan benar.

Dalam praktiknya, tingkat ketepatan pengiriman yang baik akan bervariasi tergantung pada jenis produk yang dikirimkan. Sebagai contoh, warehouse yang mengirimkan barang elektronik mungkin memiliki standar tingkat ketepatan yang lebih tinggi daripada warehouse yang mengirimkan pakaian atau aksesori.

Meningkatkan tingkat ketepatan pengiriman dapat dilakukan dengan berbagai cara, seperti meningkatkan sistem kontrol kualitas di warehouse, memperbaiki proses pengemasan dan pengiriman, serta memberikan pelatihan yang lebih baik bagi karyawan. Dengan meningkatkan tingkat ketepatan pengiriman, warehouse dapat memastikan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi, mengurangi biaya pengiriman ulang, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Dalam kesimpulannya, tingkat ketepatan pengiriman adalah KPI penting yang perlu diukur di warehouse. Dengan menggunakan rumus yang tepat dan meningkatkan proses pengiriman, warehouse dapat meningkatkan kinerjanya dan memberikan layanan yang lebih baik bagi pelanggan.

Waktu pemenuhan pesanan / Order Fulfillment Time
Waktu pemenuhan pesanan adalah waktu yang dibutuhkan untuk memproses dan mengirimkan pesanan dari warehouse ke pelanggan. KPI Warehouse untuk waktu pemenuhan pesanan membantu perusahaan untuk mengetahui seberapa cepat dan efisien dalam memproses dan mengirimkan pesanan kepada pelanggan. Semakin cepat waktu pemenuhan pesanan, semakin baik kinerja warehouse atau warehouse management.

Rumus KPI Warehouse untuk waktu pemenuhan pesanan adalah sebagai berikut:
((Jumlah pesanan yang dipenuhi tepat waktu / Total jumlah pesanan) x 100)

Rumus ini mengukur persentase pesanan yang dipenuhi tepat waktu dari total pesanan yang diterima. Semakin tinggi persentasenya, semakin baik kinerja warehouse dalam memenuhi pesanan dengan tepat waktu.

Waktu pesanan diproses adalah waktu yang dibutuhkan untuk memproses pesanan dari warehouse, termasuk waktu yang dibutuhkan untuk mengambil barang di rak, memindahkan barang ke area packing, dan memproses dokumen pengiriman. Sedangkan, waktu pesanan dikirim adalah waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan pesanan dari warehouse ke alamat pelanggan.

Contohnya, jika warehouse telah memenuhi 900 pesanan dalam satu bulan, dan 850 pesanan dipenuhi tepat waktu, maka rumus KPI-nya adalah sebagai berikut:
((850 / 900) x 100) = 94,4%
Artinya, warehouse telah memenuhi 94,4% pesanan dengan tepat waktu selama satu bulan. KPI warehouse ini dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja warehouse dan membantu meningkatkan efisiensi operasi warehouse.

Untuk mengoptimalkan waktu pemenuhan pesanan, perusahaan dapat melakukan beberapa strategi, di antaranya:
– Mempercepat proses pengambilan barang dari rak dengan menempatkan barang yang sering dipesan di area yang mudah dijangkau dan meminimalkan jarak antar rak.
– Mempercepat proses packing dengan menggunakan peralatan packing yang mempercepat proses packing dan mengurangi risiko kesalahan packing.
– Menggunakan layanan pengiriman yang cepat dan handal untuk mempercepat waktu pengiriman.

Dengan memperhatikan waktu pemenuhan pesanan dan menggunakan strategi yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan kinerja warehouse atau warehouse management dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda dalam memahami rumus KPI Warehouse untuk waktu pemenuhan pesanan.

Tingkat efisiensi penerimaan dan penyimpanan barang
Salah satu KPI penting dalam warehouse adalah tingkat efisiensi penerimaan dan penyimpanan barang. KPI warehouse ini sangat penting karena efisiensi penerimaan dan penyimpanan barang yang baik akan membantu meningkatkan kinerja warehouse secara keseluruhan.

Berikut adalah rumus untuk menghitung KPI warehouse tingkat efisiensi penerimaan dan penyimpanan barang:
(Total jumlah barang yang diterima dan disimpan dalam waktu tertentu / Jumlah total barang yang dipesan atau diminta) x 100%

Contoh:
Sebuah warehouse telah memesan 1.000 unit barang dalam waktu satu bulan. Dalam waktu tersebut, mereka berhasil menerima dan menyimpan 900 unit barang dengan benar. Maka rumus KPI warehouse untuk tingkat efisiensi penerimaan dan penyimpanan barang di warehouse tersebut adalah sebagai berikut:
(900 / 1.000) x 100% = 90%
Dalam contoh di atas, warehouse tersebut memiliki tingkat efisiensi penerimaan dan penyimpanan barang sebesar 90%.

Untuk mengukur tingkat efisiensi penerimaan barang, Anda perlu membandingkan jumlah barang yang diterima dengan jumlah barang yang dipesan. Dalam hal ini, semakin tinggi persentase hasil perhitungan, semakin baik efisiensi penerimaan barang yang dilakukan.

Sementara untuk mengukur tingkat efisiensi penyimpanan barang, Anda perlu membandingkan jumlah barang yang disimpan dengan total ruang penyimpanan yang tersedia. Semakin tinggi persentase hasil perhitungan, semakin baik efisiensi penyimpanan barang yang dilakukan.

Meningkatkan efisiensi penerimaan dan penyimpanan barang akan membantu meningkatkan produktivitas dan efisiensi warehouse secara keseluruhan. Dengan menggunakan rumus KPI warehouse yang tepat, Anda dapat mengukur kinerja warehouse secara objektif dan terus meningkatkannya dari waktu ke waktu.

Waktu putar barang / Product Turnaround
Waktu putar barang merupakan waktu yang dibutuhkan untuk memindahkan barang dari masuk warehouse hingga dikeluarkan kembali dari warehouse. KPI warehouse ini sangat penting karena dapat memengaruhi kinerja dan produktivitas dari seluruh proses warehousing. Semakin lama waktu putar barang, maka semakin rendah efisiensi dari proses warehousing tersebut.

Berikut adalah rumus KPI warehouse waktu putar barang:
Waktu Putar Barang = Jumlah Hari antara Tanggal Penerimaan dan Tanggal Pengiriman Barang / Jumlah Total Barang yang Keluar

Contoh penggunaan rumus KPI Waktu Putar (Turnaround) Barang adalah sebagai berikut:
Misalnya pada bulan April 2023, sebuah warehouse menerima 1000 unit produk pada tanggal 1 April 2023, dan sebanyak 800 unit dijual dan dikirim ke pelanggan pada tanggal 10 April 2023. Maka, Waktu Putar Barang dihitung sebagai berikut:
Waktu Putar Barang = (10 April 2023 – 1 April 2023) / 800 = 0.01125 hari per unit

Dalam hal ini, semakin rendah nilai Waktu Putar Barang, semakin baik kinerja warehouse karena menunjukkan efisiensi dalam pengelolaan stok dan pengiriman barang. KPI Waktu Putar Barang juga dapat membantu warehouse untuk meningkatkan pengiriman barang tepat waktu dan mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu

Dalam rumus di atas, waktu keluar barang adalah waktu ketika barang dikeluarkan dari warehouse, sedangkan waktu masuk barang adalah waktu ketika barang masuk ke dalam warehouse. Total barang adalah jumlah keseluruhan barang yang dipindahkan dari masuk warehouse hingga keluar warehouse.

Untuk dapat meningkatkan KPI waktu putar barang, perlu dilakukan beberapa langkah, antara lain:
– Meningkatkan efisiensi proses penerimaan barang, sehingga waktu masuk barang dapat dipersingkat.
– Meningkatkan efisiensi proses penyimpanan barang, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk mencari barang dapat dipersingkat.
– Meningkatkan efisiensi proses pengambilan barang, sehingga waktu keluar barang dapat dipersingkat.
– Menggunakan sistem manajemen inventaris yang baik untuk memantau dan mengelola stok barang dengan lebih efektif.
– Mengoptimalkan penggunaan teknologi, seperti barcode scanner dan sistem pengaturan rute pick-up, untuk mempercepat proses warehousing.

Dengan meningkatkan KPI waktu putar barang, organisasi atau bisnis dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dari seluruh proses warehousing, sehingga dapat mempercepat pengiriman barang dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, penting bagi organisasi atau bisnis untuk memantau dan meningkatkan KPI waktu putar barang secara teratur.

Tingkat Produktivitas Tenaga Kerja
Tingkat produktivitas tenaga kerja diukur dengan rumus:
(Produk yang diproses / Jumlah tenaga kerja yang terlibat) x Jumlah jam kerja

Contoh:
Jika dalam satu hari, ada 5 tenaga kerja di warehouse yang memproses 1000 unit produk dalam waktu 8 jam kerja, maka rumus KPI untuk Tingkat Produktivitas Tenaga Kerja adalah:
(1000/5) x 8 = 1600
Jadi, tingkat produktivitas tenaga kerja di warehouse adalah 1600 unit produk per hari. Dalam hal ini, semakin tinggi nilai KPI, semakin produktif tenaga kerja di warehouse.

Total output mencakup jumlah unit barang yang diproses, jumlah pesanan yang dikirim, atau jumlah barang yang diterima. Sedangkan total input mencakup jumlah tenaga kerja, waktu kerja, dan sumber daya lainnya yang dibutuhkan dalam proses pengiriman atau penerimaan barang.

Dalam mengukur tingkat produktivitas tenaga kerja di warehouse, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
1. Standar waktu kerja
Setiap perusahaan atau warehouse memiliki standar waktu kerja yang berbeda-beda. Oleh karena itu, perlu ada kesepakatan terlebih dahulu mengenai standar waktu kerja yang akan digunakan untuk menghitung produktivitas tenaga kerja.

2. Pengukuran output
Output yang diukur harus jelas dan spesifik. Misalnya, jika tujuan warehouse adalah mengirim 100 pesanan dalam sehari, maka output yang diukur adalah jumlah pesanan yang berhasil dikirim dalam sehari.

3. Pengukuran input
Input yang diukur juga harus jelas dan spesifik. Misalnya, jika tujuan warehouse adalah mengirim 100 pesanan dalam sehari dan ada 10 tenaga kerja yang bekerja selama 8 jam dalam sehari, maka input yang diukur adalah jumlah tenaga kerja (10 orang) dan waktu kerja (8 jam).

4. Pengukuran secara berkala
Tingkat produktivitas tenaga kerja harus diukur secara berkala, misalnya setiap minggu atau setiap bulan. Hal ini dilakukan agar dapat terus memantau dan mengukur efektivitas dan efisiensi warehouse dalam mengelola tenaga kerja.

Dengan menggunakan rumus KPI tingkat produktivitas tenaga kerja, warehouse dapat memantau dan mengukur kinerja tenaga kerjanya. Hal ini dapat membantu warehouse dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitasnya dalam mengelola barang dan tenaga kerja. Selain itu, dengan mengetahui tingkat produktivitas tenaga kerja, perusahaan dapat mengevaluasi kinerja karyawan dan memperbaiki sistem manajemen sumber daya manusia untuk meningkatkan kinerja di masa depan.

Referensi KPI Warehouse

Untuk referensi KPI Warehouse, terdapat beberapa sumber yang dapat menjadi acuan, di antaranya:

Supply Chain Digest: Supply Chain Digest adalah publikasi online yang fokus pada topik-topik rantai pasokan, termasuk manajemen warehouse. Situs web ini menyediakan beberapa artikel tentang KPI warehouse dan menyebutkan beberapa KPI utama yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan terkemuka. Anda dapat mengakses artikel-artikel ini di https://www.scdigest.com/experts/KPI_warehouse_metrics.php.
WERC (Warehousing Education and Research Council): WERC adalah organisasi nirlaba yang didedikasikan untuk meningkatkan kinerja manajemen warehouse. WERC menyediakan banyak sumber daya, termasuk survei dan laporan benchmarking, untuk membantu perusahaan mengukur dan meningkatkan kinerja warehouse mereka. Anda dapat mengunjungi situs web WERC di https://www.werc.org/.
Logistics Management: Logistics Management adalah publikasi online dan cetak yang mencakup berbagai topik dalam manajemen rantai pasokan. Situs web ini menyediakan banyak artikel tentang KPI warehouse dan menyebutkan beberapa KPI utama yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan terkemuka. Anda dapat mengakses artikel-artikel ini di https://www.logisticsmgmt.com/topic/tag/KPI.
Gartner: Gartner adalah perusahaan riset dan analisis pasar yang menyediakan banyak informasi tentang teknologi dan strategi bisnis. Situs web mereka menyediakan banyak laporan dan artikel tentang manajemen warehouse dan KPI warehouse. Anda dapat mengunjungi situs web Gartner di https://www.gartner.com/en/supply-chain-management.

Dengan mengacu pada sumber-sumber di atas, Anda dapat memperoleh informasi tentang KPI warehouse yang paling relevan dan efektif untuk bisnis Anda dan membandingkan kinerja warehouse Anda dengan kinerja bisnis sejenis lainnya.